Bevor man einen Messebauer anruft oder bevor man sich selbst in die Planungen für den eigenen Messestand stürzt, sollte man sich kurz überlegen, welche Informationen und Vorbereitungen dafür notwendig sind. Einen Leitfaden oder Briefing für den Messebau an der Hand zu haben, spart später viel Zeit, Geld und möglicherweise Nerven.

Die im Folgenden genannten Punkte sind als Checkliste anzusehen, die man vor der Planung eines Messe Standes sorgfältig durchgehen sollte:

Fragen zum Marketing:

• Wer ist der Aussteller? Handelt es sich um eine Firma oder um eine gemeinnützige Organisation? In welcher Branche ist der Aussteller tätig? Wie groß ist die Firma bzw. Organisation?
• Was sind die Ziele des Unternehmens? Soll expandiert werden, ein besonderes Image aufgebaut werden?
• Welche Besucher werden auf der Messe erwartet? Handelt es sich bei diesen um die Zielgruppe der Firma?
• Was möchte das Unternehmen mit dem Messeauftritt erreichen? Geht es um Information, um den Verkauf von Produkten, um das Knüpfen von Kontakten zu Geschäftspartner, Zulieferern oder Arbeitnehmern?
• Wie sahen frühere Messeauftritte des Unternehmens aus? Gibt es davon Photos, Baupläne, Skizzen, Erfahrungsberichte?
• Welche anderen Aussteller treten auf der Messe auf? Sind Wettbewerber des Unternehmens darunter?
• Wie präsentieren sich andere Unternehmen bzw. Wettbewerber auf der Messe?
• Welche Ausgaben sind für die Messe bzw. den Messe Stand geplant?

Informationen über die Messe selbst:

• Um welche Messe handelt es sich, wo und wann findet sie statt?
• In welcher der Messehallen ist der Messe Stand des Ausstellers zu finden? Wo innerhalb der Halle ist der Stand platziert? Wie groß ist die Standfläche? In welcher Lage befindet sich der Stand? (Z.B. Eckstand, Kopfstand, Inselstand)
• Wo sind Ausstellungsflächen von Wettbewerbern? In der selben Halle? In unmittelbarer Umgebung des Standes?
• Wieviele Messehostessen, wieviel Personal ist für den Stand vorgesehen? Wer hat die Verantwortung für den Stand?
• Welche Vorgaben hat der Messeveranstalter zum Standaufbau gemacht?
• Gibt es bauliche Besonderheiten in der Nähe der Standfläche?
• Wo können Besucher das Messegelände bzw. die Messehalle betreten? Welche Türen bzw. Eingangstore gibt es und sind diese geöffnet?
• Wie werden die Besucher durch das Messegelände gelenkt? Welche Besucherströme sind zu erwarten?
• Wie ist die Beleuchtung der Standfläche?
• Wo liegen Wasser und Stromanschlüsse?
• Wird der Messestand bei weiteren Veranstaltungen genutzt werden?
• Wann müssen die Messestände aufgebaut bzw. abgebaut werden?
• Welche Nummer hat der Messestand im Standplan?

Programm für den Messestand:

• Welche Veranstaltungen (Reden, Präsentationen, Empfänge) sind an dem Messestand geplant?
• Werden technische Möglichkeiten zur Präsentation genutzt? (Soundanlage, Mikrofone, Beamer)
• Was bzw. welche Produkte werden an dem Messe Stand ausgestellt, welche Produkte werden vorgeführt?

Elemente der Unternehmenskommunikation:

• Wie sieht die Corporate Identity des Ausstellers aus?
• Gibt es ein Corporate Design? Welche Farben, Schriften und Logos werden verwendet?
• Welches Thema hat der Messeauftritt, gibt es ein Motto bzw. einen Leitspruch für den Messestand oder das Unternehmen?
• Welche anderen PR-Maßnahmen werden seitens des Ausstellers in der Zeit der Messe durchgeführt? (Kampagne in Rundfunk, Printmedien, Plakate?)

Kann man all diese Fragen detailliert beantworten, lässt sich der eigene Messeauftritt viel einfacher in die Wege leiten. Und auch professionelle Messebauer, Designer bzw. Innenarchitekten werden Antworten auf diese Fragen benötigen, wenn der von ihnen geplante Stand ein Erfolg werden soll.